10 patarimų, kaip geriau palaikyti

Daugeliui kompanijų IT skyrius tarnauja kaip stuburas ir nervų centras, užtikrinantis sklandų informacijos srautą visoje sistemoje. IT skyrius užima unikalią vietą įmonės hierarchijoje. Jos užduotis nebūtinai yra susijusi su pagrindinėmis įmonės operacijomis (iš tiesų, visų tipų įmonės turi IT departamentus, pradedant maisto produktais ir baigiant mada), tačiau ji nėra nepriklausoma nuo likusių skyrių.

Nors IT darbuotojai nebūtinai yra pavaldūs kitiems darbuotojams, jie išlieka savotiška klientų aptarnavimo pozicija. IT paramos darbuotojams teikimas yra svarbi bet kurio įmonės IT skyriaus užduotis. Tai leidžia įmonės žmonėms efektyviai atlikti užduotis ir padidinti įmonės produktyvumą. Taigi kaip jie gali tą darbą atlikti geriau? Pateikiame 10 patarimų, kuriuos turėtų apsvarstyti kiekvienas IT skyrius. (Darbas IT srityje turi trūkumų. Iš 10 priežasčių, kodėl nereikia mokėti būti IT vyruku.)

Turi bilietų sistemą

Daugelis didelių kompanijų, teikiančių techninę pagalbą savo klientams, turi bilietų sistemą, kad galėtų sekti savo užduotis ir sekti bet kokio darbo eigą. Net jei tai vidinė, paprasta bilietų sistema gali padėti organizuoti skyrių taip, kad technikos specialistai neprarastų reikalo. Pats svarbiausias dalykas, kurį turėtų turėti bilietų sistema, yra galimybė automatiškai reaguoti į bilieto numerį ir „pastabų“ lauką, kad technikai galėtų įrašyti svarbią informaciją apie bilieto eigą.

… Arba bent jau specialų el. Pašto adresą

Kai kurios įmonės gali neturėti išteklių (arba nori), kad būtų visiškai veikianti bilietų sistema. Tinkama alternatyva būtų sukurti specialų el. Pašto adresą, kuriame būtų klausimai ir palaikymo problemos, su automatiniu atsakikliu į naujus el. Laiškus.

Siųsti mažiau el. Laiškų

Praleiskite laiką atsakydami į teisingus klausimus viename el. Laiške ar žinutėje. Daugelio IT personalo problema yra ta, kad jie praranda valandas tiesiog rašydami el. Laiškus ar siųsdami žinutes pirmyn ir atgal. Pvz., Jei jie gauna el. Laišką, kuriame sakoma: „Aš negaliu gauti el. Laiško“, jie gali išsiųsti greitą atsakymą, nurodydami „Kokį įrenginį jūs naudojate?“ kuris tada gali gauti atsakymą „Mano nešiojamas kompiuteris“, į kurį jie atsakys: „Kas tai yra OS?“ Tai pažodžiui gali vykti visą dieną. Vietoj to, IT turėtų skirti laiko tam, kad įsitikintų, jog visą reikiamą informaciją gauna vienu el. Laišku, tada pateiks vieną atsakymą. Praleidęs keletą minučių išsamiai atsakydamas į asmenį, gali padėti sumažinti nesibaigiantį pirmyn ir atgal pokalbį.

Pateikite informaciją apie žinomas klaidas

Pateikite DUK arba puslapį „Žinomos klaidos“. Dauguma žmonių turi tas pačias problemas kaip ir kiti vartotojai. Pateikdamas DUK visiems, o gal puslapį, kuriame išsamiai aprašomos žinomos klaidos (ir tai, kas daroma dėl jų), IT skyrius gali sumažinti pasikartojančius el. Laiškus ar pranešimus, į kuriuos jie turi atsakyti, jau nekalbant apie priešiškumą apie tai, ar problemos yra kreipiamasi.

Sukurkite forumą

Didesnėms įmonėms, turinčioms didelę vartotojų bazę, gali būti prasminga sukurti forumą, kuriame žmonės galėtų išvardyti savo problemas ar rūpesčius. Tai leidžia darbuotojams reaguoti vienas į kitą ir padėti vieni kitiems.

Atsakykite asmeniškai

Tai atrodo paprastas ar net logiškas dalykas, kurį reikia padaryti, tačiau daugelis IT skyrių vis dar naudoja „komandą“ arba „jūsų palaikymo komandą“, kai nagrinėja užklausas. Tai ne tik erzina daugelį vartotojų, bet ir gali sukelti garsą, nes departamentas bando išvengti atskaitomybės ir atsakomybės. Jei IT darbuotojai atsakys į kiekvieną prašymą asmeniškai ir pateiks savo vardus, tai padės darbuotojams jaustis kaip prašymas bus išnagrinėtas ir suteiks jiems galimybę sulaikyti žmogų, kai jiems tikrai reikia pagalbos.

Pateikite laiko rėmą

Praneškite žmonėms, kada problema bus išspręsta. Tai vėlgi gali atrodyti sveiku protu, tačiau nedaugelis žmonių iš tikrųjų užima laiko, kad nusiųstų žinutę pagalbos prašančiam asmeniui, kai problema bus išspręsta. Tai ne tik mandagus, bet ir suteikia laiko antspaudą bei popieriaus taką, jei kiltų kitų problemų.

Ieškokite atsiliepimų

Bet kuris departamentas ar įmonė nori sužinoti, kaip jiems sekasi ir kaip jie gali pagerinti savo paslaugas. Išsprendus prašymą, verta paprašyti darbuotojo atsiliepimų. Turėkite parengtą nuorodą į formą arba tiesiog paklauskite jų, ką jie galvojo apie paslaugą.

Netoleruokite prievartos

Žmonėms nesunku nusivilti, ypač dirbantiems aukšto slėgio darbus. Kai kuriais atvejais tai gali reikšti nusivylimą kitais žmonėmis, pavyzdžiui, IT darbuotojais. Nors daugelis vadovų IT skyriaus darbuotojus laiko pavaldiniais, tai dar nereiškia, kad jie yra tarnautojai. IT skyrių vadovai ir vadovai neturėtų toleruoti piktnaudžiavimo iš kitų departamentų, ypač tų, kurie žodžiu piktnaudžiauja darbuotojais.

Būkite profesionalūs

Kadangi IT padaliniai tvarko daugiausia vidaus reikalus, tvarkant užklausas lengva būti atsitiktiniams ar net niūriems. Tačiau IT personalas, atsakydamas į prašymus, visada turėtų pateikti profesionalų ar net draugišką toną. Su mandagumu galima nueiti ilgą kelią.

Tai tik keli patarimai, kurie padės IT skyriams geriau aptarnauti savo įmones. Jei turite kitų patarimų, prašome pasidalinti jais @Techopedia.