Turinys:
Apibrėžimas - ką reiškia el. Pašto išsaugojimas?
El. Pašto išsaugojimas yra momentinių pranešimų įrašų ir el. Laiškų išsaugojimas organizacijoje, remiantis atitinkamos organizacijos politika. El. Pašto išsaugojimo politika vykdoma laikantis pramonės, vyriausybės ar verslo politikos. El. Pašto išsaugojimas ir politika, susijusi su tuo pačiu, organizacijoje yra reikalingi dėl teisinių problemų, taisyklių ir žinių valdymo.
„Techopedia“ paaiškina el. Pašto išsaugojimą
El. Pašto išsaugojimas skiriasi nuo el. Pašto archyvavimo. Nors archyvavimas leidžia verslo vartotojams neribotą laiką išsaugoti el. Laiškus ir momentinius pranešimus, el. Pašto išsaugojimas nustato, kiek laiko el. Pašto ar momentinių pranešimų įrašas turėtų būti saugomas prieš juos automatiškai ištrinant. Ilgesnis el. Pašto saugojimas padidina neteisėto vartotojo prieigos prie organizacijos paslapčių ar konfidencialios medžiagos saugumo riziką. Trumpesnis el. Laiškų išsaugojimas padėtų pašalinti šias problemas, jas įgyvendinti būtų lengviau ir pigiau. Tačiau tai atsipirktų vadovams ir ilgalaikiams darbuotojams, kuriems gali prireikti senų el. Pašto ir žinučių įrašų, kad prisimintų ar įvertintų ankstesnius organizacijos ar departamento sprendimus. Todėl svarbu turėti vienodą ir nuoseklią el. Pašto išsaugojimo politiką, užtikrinančią geriausią saugojimo laiką. Geriausia praktika yra nustatyti el. Pašto išsaugojimo politiką ir išbraukimo kriterijus, atsižvelgiant į el. Pašto turinio kategoriją, kartu su lankstumu, kad būtų galima laiku ir ekonomiškai pritaikyti bylinėjimosi planus.
El. Pašto išsaugojimo politika padeda organizacijai įvairiais būdais. Pirma, tai užtikrina, kad laikomasi įstatymų, ir sumažina reikalavimų nesilaikymo sąnaudas bei sankcijų riziką. Antra, tai pagerina IT našumą nedidindama su tuo susijusių išlaidų. Trečia, tai padeda valdyti žinias, teikiant vartotojams informaciją, siekiant padidinti verslo naujoves, tobulėjimą ir produktyvumą.
