Turinys:
Apibrėžimas - ką reiškia užduočių valdymas?
Užduočių valdymas yra veikla, kurios metu asmuo ar komandos vadovas seka užduotį per visą savo gyvenimo ciklą ir priima sprendimus, remdamiesi pažanga. Užduočių valdymas atliekamas naudojant programinius įrankius, kurie padeda efektyviai organizuoti ir valdyti užduotis, naudojant tokias funkcijas kaip užduočių kūrimas, planavimas ir paskyrimas, stebėjimas ir ataskaitų teikimas.
Sudarytos ataskaitos padeda vadovybei analizuoti bendrą asmens, skyriaus ar organizacijos efektyvumą.
„Techopedia“ paaiškina užduočių valdymą
Užduočių valdymo įrankiai naudojami asmeninėms, grupinėms ar bendroms užduotims sekti. Priemonės gali būti nemokamos arba aukščiausios kokybės programinės įrangos, jos gali veikti atskirai, LAN arba žiniatinklio režimu. Priemonių dydis ir funkcijos priklauso nuo užduoties poreikių ir nuo to, ar jos naudojamos individualiam, mažam ar vidutiniam verslui, ar įmonės užduoties valdymo veiklai. Tipiškos funkcijos yra šios:
- Užduočių ir papildomų užduočių kūrimas, priskyrimas ir perskirstymas, prioritetų nustatymas, užduočių pasidalinimas ir kt.
- Pranešimų teikimas ir ataskaitų rengimas
- Kalendorius
- Saugumas ir patekimo kontrolė
- Mobiliosios galimybės, integracija su kitomis sistemomis ir pokalbių sistemomis
- Rūšiavimas
Komandos vadovas yra atsakingas už užduoties sukūrimą, paskyrimą, prioritetų nustatymą ir stebėjimą, kad būtų užtikrinta, jog ji bus atlikta laiku. Tvarkydami grupei priskirtą užduotį, kai kurie įrankiai suteikia realiojo laiko vaizdą ir lengvą prieigą prie viso susijusio turinio ir diskusijų. Administravimo ypatybės leidžia administratoriams pakeisti prioritetus, perskirstyti užduotis, skirti daugiau laiko ar žmonių, kad jie galėtų atlikti užduotis ir patvirtinti užduotis, kai jos bus baigtos.
Turint centralizuotą užduočių valdymo tašką, galima sekti ir nustatyti komandą remiantis tuo, ką ji daro, nustatyti užduoties atlikimo laiką ir nustatyti komandos efektyvumą. Daugelis įrankių leidžia vartotojams vizualiai valdyti užduotį ir pamatyti atliktų, laukiančių, pradelstų ir vykdomų užduočių istoriją. Priemonių sugeneruotose ataskaitose gali būti tokios informacijos, kaip pradžios data, galutinis terminas, vėluojanti data, užduoties biudžetas, pagrindinės užduotys, tarpinės užduotys ir laiko paskirstymas.
Todėl užduočių valdymas yra svarbus procesas, leidžiantis prižiūrėtojams stebėti laiką, kurį darbuotojai praleidžia atlikdami užduotį, vykstančias ir atliktas užduotis bei darbuotojo darbo krūvį ir atlikimą. Ši informacija gali būti panaudota norint subalansuoti darbo krūvius, numatyti kliūtis ir apsisaugoti nuo vėlavimų ir praleistų terminų.
