Turinys:
- Apibrėžimas - ką reiškia elektroninė dokumentų valdymo sistema (EDMS)?
- „Techopedia“ paaiškina elektroninę dokumentų valdymo sistemą (EDMS)
Apibrėžimas - ką reiškia elektroninė dokumentų valdymo sistema (EDMS)?
Elektroninė dokumentų valdymo sistema (EDMS) yra programinė sistema, skirta organizuoti ir saugoti įvairių rūšių dokumentus. Šio tipo sistema yra konkretesnė dokumentų valdymo sistema, tai yra bendresnio tipo saugojimo sistema, padedanti vartotojams organizuoti ir saugoti popierinius ar skaitmeninius dokumentus. EDMS konkrečiau nurodo programinės įrangos sistemą, kuri tvarko skaitmeninius, o ne popierinius dokumentus, nors kai kuriais atvejais šios sistemos taip pat gali tvarkyti skaitmenines nuskaitytas originalių popierinių dokumentų versijas.
Elektroninis dokumentų valdymas suteikia galimybę centralizuotai saugoti didelį kiekį skaitmeninių dokumentų. Daugelyje šių sistemų taip pat yra veiksmingo dokumentų gavimo funkcijų.
„Techopedia“ paaiškina elektroninę dokumentų valdymo sistemą (EDMS)
Kai kurie ekspertai pabrėžia, kad elektroninė dokumentų valdymo sistema turi daug bendro su turinio valdymo sistema (CMS). Tačiau vienas esminių skirtumų yra tas, kad dauguma CMS sistemų yra susijusios su įvairaus žiniatinklio turinio tvarkymu iš centrinės svetainės, o dokumentų valdymo sistema dažniausiai pirmiausia naudojama archyvavimui.
Siekdamos tinkamai klasifikuoti skaitmeninius dokumentus, daugelis elektroninių dokumentų valdymo sistemų remiasi išsamiu dokumentų saugojimo procesu, įskaitant tam tikrus elementus, vadinamus metaduomenimis. Aplink dokumentą esantys metaduomenys suteiks lengvą prieigą prie pagrindinės informacijos, kuri padės archyvų paieškoje rasti tai, ko jiems reikia, pagal chronologiją, temą, raktinius žodžius ar kitas asociacines strategijas. Daugeliu atvejų specifinė originalių saugojimo protokolų dokumentacija yra didžioji dalis to, kas daro elektroninę dokumentų valdymo sistemą tokia vertinga verslui ar organizacijai.
