Turinys:
- Apibrėžimas - ką reiškia įrašų valdymo sistema (RMS)?
- „Techopedia“ paaiškina įrašų valdymo sistemą (RMS)
Apibrėžimas - ką reiškia įrašų valdymo sistema (RMS)?
Įrašų valdymo sistema (RMS) yra organizacijos įrašų tvarkymas per visą įrašų gyvavimo ciklą.
Šio valdymo veikla apima sistemingą ir efektyvią įrašų, taip pat su jais susijusių verslo operacijų, kūrimo, tvarkymo ir naikinimo kontrolę. Laikomas svarbiausiu veiklos efektyvumo komponentu, įrašų tvarkymas suteikia daugiau naudos organizacijos informacijos ištekliams.
„Techopedia“ paaiškina įrašų valdymo sistemą (RMS)
Dalis platesnės įmonės veiklos, įrašų tvarkymas yra susijęs su valdymo, rizikos ir atitikties politika.
Įrašų tvarkymo veikla yra ši:
- Nurodyti informaciją, kurią reikia užfiksuoti.
- Informacijos planavimas organizacijai.
- Įrašų kūrimo, tvarkymo, disponavimo politikos ir praktikos vykdymas
- Įrašų saugojimo plano sudarymas.
- Įrašų klasifikavimas, identifikavimas ir saugojimas.
- Vidaus ir išorės prieigos prie įrašų teikimo koordinavimas atsižvelgiant į duomenų privatumą ir verslą bei duomenų konfidencialumą.
Įrašų tvarkymo nauda:
- Nereikalingų duomenų pašalinimas.
- Našumo ir atskaitomybės organizacijoje padidėjimas.
- Tinkamos informacijos tyrimų sumažinimas. Ištekliai taupomi atliekant daug laiko reikalaujančius tyrimų duomenis.
- Ekonomiškas įrašų saugojimas, nes nėra nereikalingų įrašų. Sumažėja eksploatavimo išlaidos.
- Įrašų kūrimą reglamentuoja standartai ir taisyklės, galiojantys organizacijoje. Taigi tai užtikrina normų laikymąsi.
- Įrašų valdymas padeda valdyti įrašų kūrimą ir augimą.
- Įrašų tvarkymas suteikia galimybę pritaikyti naujas įrašų tvarkymo technologijas.
- Bylinėjimosi rizika yra sumažinta naudojant įrašų valdymą.
- Svarbi informacija gali būti gerai apsaugota ir saugi naudojant įrašų valdymą.
- Suteikdama lengvą ir geresnę prieigą prie atitinkamų įrašų, ji padeda geriau valdyti ir priimti įmonių sprendimus.
